매일 반복되는 업무에 치여 정작 중요한 전략 구상이나 창의적인 업무는 뒤로 미루고 있진 않으신가요? 이메일 확인, 경쟁사 뉴스 검색, 회의록 작성 등 우리가 '일의 준비'라고 생각하는 수많은 반복 작업이 하루의 황금 같은 시간을 조용히 갉아먹고 있습니다. 만약 이 모든 잡무를 알아서 처리해주는 똑똑한 AI 에이전트 가 있다면 어떨까요?
더 이상 개발자나 전문가의 전유물이 아닌, 우리 모두의 일상에 적용 가능한 AI 에이전트 자동화 루틴을 소개합니다. 코딩 지식 없이도 클릭 몇 번으로 나만의 AI 비서를 세팅하여, 매일 최소 3시간을 아끼고 핵심 업무에만 집중할 수 있는 구체적인 방법을 지금 바로 확인해 보세요.
루틴 1: 아침을 여는 'AI 브리핑' 루틴 (예상 절약 시간: 60분)
출근 후 커피 한 잔의 여유도 없이 밤사이 쌓인 수십 개의 이메일과 국내외 산업 뉴스 확인에 쏟는 1시간. 제게는 이 시간이 하루 중 가장 비효율적인 순간이었습니다. 이제는 이 모든 과정을 단 10분으로 압축하는 AI 브리핑 루틴으로 상쾌하게 아침을 시작합니다.
1. AI 뉴스 비서: 전 세계 소식을 5분 만에 요약 받기 (30분 절약)
여러 뉴스 사이트를 일일이 방문하며 중요한 정보를 놓칠까 불안해할 필요가 없습니다. 내가 원하는 주제의 핵심 뉴스만 골라 AI가 깔끔하게 요약해서 배달해 줍니다.
- 목표: 관심 분야의 최신 뉴스와 트렌드를 놓치지 않고, 핵심만 빠르게 파악하기.
- 필요 도구: RSS 리더기(Feedly 추천), 자동화 툴(Zapier 또는 Make), ChatGPT, 메신저(슬랙, 잔디 등)
- 자동화 워크플로우:
- (정보 수집): 먼저 Feedly와 같은 RSS 리더기에 내가 구독하길 원하는 국내외 뉴스, 산업 블로그, 경쟁사 소식 등의 RSS 주소를 등록합니다. RSS는 웹사이트의 콘텐츠가 업데이트될 때마다 쉽게 알려주는 '주소'라고 생각하면 쉽습니다.
- (자동 연결): Zapier(재피어)라는 자동화 툴에서 'Feedly에 새로운 기사가 등록되면'이라는 조건을 트리거(Trigger, 방아쇠)로 설정합니다.
- (AI 요약): 다음 행동(Action)으로 ChatGPT를 연결하고, 다음과 같은 프롬프트를 입력합니다.
"[Article Content]를 한국어로 3줄 요약하고, 이 뉴스의 핵심 키워드 3개와 긍정/부정 톤앤매너를 분석해줘." - (결과 전송): 마지막으로 슬랙(Slack)이나 잔디 같은 업무용 메신저를 연결합니다. 매일 아침 8시, 지정된 채널(#daily-briefing)에 요약된 결과가 도착하도록 설정하면 끝입니다.
이 루틴을 세팅한 후, 제 아침은 완전히 달라졌습니다. 더 이상 정보의 홍수 속에서 허우적거리지 않고, AI가 떠먹여 주는 핵심 정보로 하루를 전략적으로 시작할 수 있게 되었습니다.
2. AI 이메일 비서: 이메일 지옥에서 탈출하기 (30분 절약)
수신함에 가득 찬 메일 중 정말 중요한 메일은 몇 개나 될까요? AI 이메일 비서는 중요한 메일은 놓치지 않게 알려주고, 간단한 문의에는 답장 초안까지 미리 작성해 줍니다.
- 목표: 중요한 메일만 빠르게 선별하고, 단순 반복적인 회신 업무 줄이기.
- 필요 도구: Gmail, Zapier, ChatGPT
- 자동화 워크플로우:
- (트리거 설정): Zapier에서 'Gmail에 새로운 메일이 도착하면'을 트리거로 설정합니다. 이때 특정 발신자(예: 대표님)나 제목에 '긴급'이 포함된 메일만 감지하도록 필터를 설정하는 것이 핵심입니다.
- (AI 요약 및 초안 작성): ChatGPT 액션을 연결하여 두 가지 작업을 동시에 시킵니다. 첫째,
"[Email Body] 내용을 바탕으로 핵심 요청사항을 1줄로 요약해줘."둘째,"이 메일 내용에 대해 '문의주셔서 감사합니다. 담당자 확인 후 빠르게 답변드리겠습니다.' 라는 내용의 정중한 답장 초안을 작성해줘." - (결과 확인 및 전송): 요약된 내용은 슬랙으로 보내 이동 중에도 빠르게 확인합니다. AI가 작성한 답장 초안은 Gmail의 '초안 작성(Create Draft)' 액션을 통해 내 편지함에 자동으로 저장해 둡니다.
이제는 출근길 지하철에서 슬랙으로 메일 요약본만 확인하고, 사무실에 도착해서는 준비된 초안을 검토 후 클릭 한 번으로 발송합니다. 이메일 처리에 쏟던 정신적 에너지를 아껴 더 중요한 일에 집중할 수 있게 되었습니다.
루틴 2: 똑똑하게 일하는 'AI 회의 & 콘텐츠' 루틴 (예상 절약 시간: 90분)
회의 내용을 놓칠까 전전긍긍하며 키보드를 두드리던 시간, 블로그 글감을 찾지 못해 하얀 화면만 바라보던 막막함에서 해방시켜 줄 핵심 루틴입니다. 이 루틴으로 확보한 시간은 온전히 창의적인 아이디어를 구상하는 데 사용합니다.
1. AI 회의록 자동화: 듣기와 요약을 동시에 (45분 절약)
회의에 100% 집중하면서도, 회의가 끝나자마자 완벽하게 정리된 요약본과 할 일(Action Item) 목록까지 받아볼 수 있습니다. 더 이상 회의록 작성 때문에 중요한 논의를 놓치는 일은 없습니다.
- 목표: 회의 몰입도 극대화 및 회의 후 커뮤니케이션 오류 최소화.
- 필요 도구: AI 회의 비서 (Fireflies.ai, Otter.ai, ClaerNote 등), 화상회의 툴(Zoom, Google Meet)
- 자동화 워크플로우:
- (캘린더 연동): Fireflies.ai 같은 서비스에 가입한 후, 내 구글 캘린더나 아웃룩 캘린더 접근을 허용합니다.
- (AI 자동 참여): 캘린더에 화상회의 일정이 생성되면,
Fred the Notetaker와 같은 AI 봇이 회의 시작 시간에 맞춰 자동으로 회의에 참여합니다. 마치 조용한 비서 한 명이 더 들어오는 셈입니다. - (자동 녹취 및 요약): AI 봇이 회의의 모든 대화를 실시간으로 받아 적고(Transcription), 회의가 끝나면 몇 분 안에 전체 대화를 기반으로 핵심 주제별 요약, 결정 사항, 그리고 각 담당자에게 할당된 할 일(Action Item)을 추출하여 모든 참석자에게 이메일로 보내줍니다.
개인적으로는 이 루틴의 효과를 가장 크게 체감했습니다. 회의에 참석한 모든 사람이 동일한 내용의 요약본을 공유받으니, "이거 누가 하기로 했죠?" 같은 불필요한 질문이 사라지고 업무 실행 속도가 눈에 띄게 빨라졌습니다.
2. AI 콘텐츠 공장: 아이디어부터 초안까지 10분 만에 (45분 절약)
콘텐츠 마케터나 블로거에게 가장 고통스러운 시간은 바로 '하얀 화면'과의 싸움입니다. 이 루틴은 키워드만 던져주면 블로그 포스팅의 뼈대인 목차와 본문 초안까지 자동으로 생성해 줍니다.
- 목표: 콘텐츠 제작의 초기 단계에 드는 시간과 에너지를 획기적으로 줄이기.
- 필요 도구: Google Sheets, Zapier, ChatGPT
- 자동화 워크플로우:
- (트리거 설정): 구글 시트에 '키워드', '상태', '목차', '초안' 열을 만듭니다. Zapier에서 '구글 시트의 행이 업데이트되면'을 트리거로 설정하고, '상태' 열의 값이 '생성'으로 바뀌면 동작하도록 필터를 겁니다.
- (AI 목차 및 초안 생성): ChatGPT 액션을 연결하고, 구글 시트의 '키워드' 셀 값을 받아오도록 설정합니다.
- (프롬프트 입력):
"당신은 SEO 전문가입니다. [키워드]를 주제로 사용자들이 가장 궁금해할 만한 내용들을 포함해서 전문적인 블로그 글의 목차를 H2, H3 태그 형식으로 짜주세요. 그리고 각 목차에 들어갈 내용을 200자 내외로 간단하게 작성해주세요."와 같이 구체적인 역할을 부여하면 결과물의 품질이 훨씬 좋아집니다. - (결과 저장): ChatGPT가 생성한 목차와 초안을 다시 구글 시트의 '목차', '초안' 열에 자동으로 업데이트하도록 설정합니다.
이제는 구글 시트에 'AI 에이전트'라고 입력하고 상태를 '생성'으로 바꾸기만 하면 됩니다. 몇 분 뒤, 제 시트에는 전문가 수준의 목차와 초안이 채워지고, 저는 이 뼈대에 제 경험과 사례를 덧붙여 훨씬 깊이 있는 콘텐츠를 만드는 데만 집중합니다.
루틴 3: 하루를 가볍게 마무리하는 'AI 리서치' 루틴 (예상 절약 시간: 30분)
매일 반복하는 경쟁사 동향 파악이나 특정 주제에 대한 자료 조사를 AI에게 맡기고 편안하게 하루를 마무리하세요. 더 이상 여러 사이트를 방문하며 시간을 낭비할 필요가 없습니다.
- 목표: 특정 웹사이트(경쟁사 블로그, 기술 뉴스 사이트 등)의 새로운 정보를 자동으로 수집하고 요약하여 나만의 데이터베이스에 아카이빙하기.
- 필요 도구: 자동화 툴(Make 추천), ChatGPT, 정보 허브(Notion 또는 Google Sheets)
- 자동화 워크플로우 (Make 기준):
- (정보 감지): Make(메이크)는 Zapier보다 좀 더 시각적이고 복잡한 자동화 설계에 유리합니다. 'RSS' 모듈을 사용하여 타겟 웹사이트의 새로운 글을 주기적으로(예: 매일 저녁 6시) 확인하도록 설정합니다.
- (AI 요약): 새로운 콘텐츠가 감지되면, 해당 글의 본문 전체를 ChatGPT 모듈로 보내 핵심 내용을 3줄로 요약하도록 지시합니다.
- (Notion에 저장): 요약된 내용과 원문 링크, 발행일, 핵심 키워드 등의 정보를 Notion의 '데이터베이스 아이템 생성(Create a Database Item)' 모듈을 통해 지정된 데이터베이스에 자동으로 착착 쌓아줍니다.
퇴근 전, 저는 Notion 데이터베이스 페이지만 열어봅니다. 오늘 하루 동안 산업계와 경쟁사에서 어떤 일이 있었는지 한눈에 파악할 수 있습니다. 이렇게 쌓인 데이터는 다음 분기 전략을 세울 때 매우 귀중한 자산이 됩니다.
| 자동화 루틴 | 주요 도구 | 예상 절약 시간 | 핵심 가치 |
|---|---|---|---|
| 아침 AI 브리핑 | Feedly, Zapier, ChatGPT, Slack | 일 60분 | 정보의 홍수에서 해방 |
| 스마트 회의 & 콘텐츠 | Fireflies.ai, Google Sheets, ChatGPT | 일 90분 | 핵심 업무 집중력 향상 |
| 저녁 AI 리서치 | Make, Notion, ChatGPT | 일 30분 | 자동화된 정보 아카이빙 |
마치며: 자동화는 '시간'을 벌어 '가치'에 투자하는 기술입니다
오늘 소개한 루틴들을 모두 적용하면 하루 약 180분, 즉 3시간 이라는 놀라운 시간을 확보할 수 있습니다. 처음 1~2시간의 설정 과정이 필요하지만, 한번 튼튼하게 구축해두면 이 AI 비서는 당신을 위해 1년 365일 쉬지 않고 일할 것입니다.
모든 것을 한 번에 하려고 할 필요는 없습니다. 가장 귀찮고 반복적인 업무 하나를 골라 오늘 당장 자동화해 보는 것은 어떨까요? 그렇게 확보한 소중한 시간으로 더 창의적이고 전략적인 일에 집중할 때, 당신의 진짜 가치는 빛나기 시작할 것입니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1: 코딩을 전혀 모르는데 정말 가능한가요?
A: 네, 그럼요. 오늘 소개해 드린 Zapier, Make와 같은 툴은 코딩 지식이 전혀 없는 사람들을 위해 만들어졌습니다. 레고 블록을 조립하듯, 원하는 앱 아이콘을 마우스로 끌어다 놓고 연결만 하면 되기 때문에 누구나 쉽게 시작할 수 있습니다.
Q2: 소개된 툴들은 모두 유료인가요? 비용이 부담돼요.
A: 대부분의 툴은 무료로 시작할 수 있는 '프리미엄(Freemium)' 정책을 가지고 있습니다. 예를 들어 Zapier나 Make는 매월 일정량의 자동화 작업을 무료로 제공하기 때문에, 개인적인 용도의 간단한 자동화는 비용 없이 충분히 운영할 수 있습니다. 먼저 무료 플랜으로 충분히 경험해 보시고, 자동화의 가치를 체감했을 때 필요에 따라 유료 플랜을 고려해도 늦지 않습니다.
Q3: 자동화 설정이 너무 복잡하고 어려워 보여요.
A: 처음에는 낯설게 느껴질 수 있지만, 각 서비스에서 제공하는 템플릿을 활용하면 훨씬 쉽게 시작할 수 있습니다. 예를 들어, Zapier에는 'Gmail로 온 첨부파일을 자동으로 구글 드라이브에 저장하기'와 같이 미리 만들어진 수천 개의 자동화 레시피(Zap)가 있습니다. 이 템플릿들을 활용하며 원리를 익히다 보면, 어느새 자신만의 복잡한 자동화 루틴도 설계할 수 있게 될 겁니다.
Q4: AI가 요약한 정보나 작성한 글을 그대로 믿어도 되나요?
A: 아니요, 100% 신뢰해서는 안 됩니다. AI는 매우 유능한 비서이지만, 때로는 사실이 아닌 정보를 그럴듯하게 만들어낼 수 있습니다(이를 '환각 현상'이라고 합니다). 따라서 AI가 생성한 결과물은 항상 '초안'이라고 생각하고, 중요한 사실이나 통계 등은 반드시 직접 확인(Fact Check)하는 습관을 들여야 합니다.
Q5: 어떤 업무부터 자동화를 시작해야 할지 모르겠어요.
A: 가장 좋은 시작점은 '가장 짜증 나고, 가장 단순하며, 가장 자주 반복하는' 업무를 찾는 것입니다. 예를 들어, 매일 아침 특정 사이트의 환율을 복사해서 엑셀에 붙여넣는 일, 매주 월요일마다 팀원들에게 주간 보고를 요청하는 메일을 보내는 일 등이 좋은 후보입니다. 이런 작은 성공 경험이 자동화에 대한 자신감을 키워줄 것입니다.